Tradycyjne zaproszenie na ślub zmieniało swoją formę  na przestrzeni ostatniego stulecia. Wciąż jednak jego głównym celem jest zaproszenie gości i poinformowanie ich o rodzaju ceremonii, w której będą uczestniczyć. Prostota zaproszenia w połączeniu z dobrej jakości papierem oraz wytwornym liternictwem czyni je eleganckim. Istnieje kilka zasad przy tworzeniu zaproszeń śłubnych, o których warto pamiętać. Poniżej znajduje się kilka porad, dotyczących wyboru i przygotowań papeterii ślubnej.

W Polsce rozróżniamy kilka elementów budujących komplet papeterii ślubnej:

zawiadomienie o ślubie – przybiera formę niezobowiązującego, choć formalnego zaproszenia na ślub. Celem zawiadomienia jak sama nazwa wskazuje jest poinformowanie rodziny, przyjaciół i innych ważnych dla Młodej Pary osób o tym, że odbędzie się ceremonia zaślubin. Osoba otrzymująca zawiadomienie dostaje pełną informację - kto bierze udział w ceremonii, gdzie się ona odbędzie. Zawiadomienie wysyła się niepersonalizowane – nie wyróżnia się gości z imienia i nazwiska. Zawiadomienie uprawnia osobę, która je otrzymała do przybycia na ceremonię zaślubin zgodnie z wytycznymi zawartymi w zawiadomieniu. Otrzymująca zawiadomienie osoba nie jest zobowiązana potwierdzić swojego przybycia. W Polsce zawiadomienia rozsyła się zazwyczaj do dużej ilości osób, także tych, które nie będą później uczestniczyć w przyjęciu weselnym, na których przybyciu nam mniej zależy;

zaproszenia na ślub – różni się od zawiadomienia tym, że może zawierać informację tylko o ceremonii ślubnej (w kościele/urzędzie), ale może być także rozbudowane o część dotyczącą przyjęcia weselnego oraz innych szczegółów (np. rodzaju stroju gości, RSVP). Wysyłając zaproszenia, szczególnie rozbudowane o część weselną Para Młoda oczekuje od gości potwierdzenia przybycia na ceremonię/wesele;

RSVP – skrót powszechnie znany w etykiecie, pochodzi od francuskiej sentencji tłumaczonej na „odpowiedz/potwierdź proszę”. Krótką informację o tym jak i kiedy należy potwierdzić przybycie można umieścić na zawiadomieniu, zaproszeniu, lub jako oddzielną kartę.

Osobiście polecamy jednak rozdzielenie na dwie oddzielne karty zaproszenia ślubnego – odrębne zawiadomienie o ceremonii zaślubin (np. w kościele) oraz odrębne zaproszenie na przyjęcie weselne. Ułatwia to Parze Młodej produkcję papeterii ślubnej. Wszyscy zaproszeni dostaną zawiadomienia, a zmniejszone grono gości otrzyma dodatkowo zaproszenie na wesele. Jeśli przyjęcie weselne odbywa się tego samego dnia, co np. ceremonia w kościele zawiadomienie wraz z zaproszeniem na wesele (i ewentualnym RSVP) można wysłać razem w jednej kopercie. Jeśli zdarzy się, że Para Młoda planuje np. dyskretną, kościelną ceremonię zaślubin w czerwcu, a przyjęcie weselne dopiero we wrześniu zawiadomienia należy wysłać wcześniej i odrębnie niż zaproszenie na przyjęcie weselne (z RSVP) – będą to w końcu dwa oddzielne wydarzenia.

Czy zawiadomienia/zaproszenia ślubne powinny zawierać personalizowane imiona i nazwiska gości?

Większość formalnych zaproszeń jest personalizowanych. Takie zawiadomienie/zaproszenie jest nie tylko bardziej eleganckie, ale bardziej honoruje gości, Para Młoda pokazuje, że bardziej jej na nich zależy zamieszczając poprawnie wypisane ich nazwiska. Dopuszczalne jest odręczne, wyraźne pismo, najlepiej dobrać permanentny marker w kolorze czarnym (nie rozmazuje się, schnie szybko i można używać go na wszelkich papierach). Jeśli wydaje się Wam, że Wasze pismo jest naganne możecie zatrudnić profesjonalnego kaligrafa lub poprosić firmę produkującą zawiadomienia/zaproszenia o wykonanie personalizacji na komputerze wg przygotowanej listy gości.

Jakie informacje powinno obowiązkowo znaleźć się na zawiadomieniu/zaproszeniu ślubnym?

- kto będzie zawierał małżeństwo - imiona lub imiona i nazwiska przyszłej panny młodej i pana młodego,

- w jakim dniu odbędą się zaślubiny - data zawierająca dzień, miesiąc, rok,

- o jakiej godzinie odbędą się zaślubiny,

- gdzie odbędą się zaślubiny.

Dodatkowe informacje, które mogą również znaleźć się na zawiadomieniu/zaproszeniu ślubnym:

imiona i nazwiska rodziców Panny Młodej i/lub Pana Młodego - kiedyś zwyczajowo na ceremonię zaślubin zapraszali rodzice Panny Młodej, a przede wszystkim jej ojciec - który aranżował małżeństwo córki i zostawiał jej posag. Dzisiaj tradycja ta zanika, szczególnie, że wiele Par Młodych sama organizuje i opłaca swoje ceremonie ślubne. Czasem niektóre Pary Młode są bardzo przywiązane do rodziców lub ich rodzice pełnią ważne społecznie role i chcąc podkreślić ich wagę zostają oni w zaproszeniu szczegółowo wymienieni (nie jest to jednak obowiązkowe);

RSVP - na zaproszeniu można dopisać informację, do kiedy oraz gdzie należy potwierdzić/odmówić swoje przybycie na ceremonię. RSVP będące dopiskiem na zaproszeniu zmusza zaproszonych do samodzielnego działania (napisania samodzielnie listu, wykonania telefonu, itp.) Proponujemy zatem wykonanie - szczególnie do zaproszeń na przyjęcie weselne – dodatkowej karty (nawet z dodatkową kopertą) informującą o dacie podjęcia decyzji o potwierdzeniu/odwołaniu przybycia, adresie gdzie należy odesłać RSVP. Na RSVP dobrze zawrzeć także miejsce na imię i nazwisko osoby, która RSVP odsyła. Biorąc pod uwagę najnowsze trendy w RSVP Młode Pary pytają także gości o prowadzoną dietę (np. wegetarianie, alergicy itp.);

informacja o prezentach – niektóre Pary nie oczekują tradycyjnych prezentów lub kwiatów, wolą np. by goście pieniądze przeznaczone na kwiaty przekazali na cele charytatywne. Inne pary umieszczają informację o liście prezentów;

informacje o strojach gości – jeśli Młoda Para ma jakiś inny pomysł niż tradycyjna etykieta nakazuje;

informacja o specjalnym miejscu, w którym odbędzie się ceremonia zaślubin, przyjęcie weselne, np. jeśli planujesz ślub lub wesele w ogrodzie/na świeżym powietrzu, wtedy goście będą mogli choćby ubrać się odpowiednio do warunków.

Inne elementy papeterii ślubnej:

- winietki na stół – przyporządkowują danego gościa do jego miejsca przy stole;

- karty menu – opisują, jakie dania będą serwowane podczas przyjęcia weselnego;

- mapy dojazdowe – jeśli Młoda Para organizuje ceremonię w bardzo nietypowym miejscu lub liczna grupa gości przybywa z daleka, mapa uprości ich dotarcie do celu i na czas;

- tablice dotyczące „rozsadzenia” gości przy stołach – każdy spoglądając na taką tablice otrzymuje informację, przy jakim stole znajduje się jego miejsce, goście sami nie mogą decydować gdzie usiądą;

- numeracja stołów;

- podziękowania – karty z podziękowaniami dla gości za przybycie na ceremonię rozsyłane po ceremonii.

Podstawowe błędy lub braki, jakich powinno się unikać w zawiadomieniach/zaproszeniach ślubnych:

- w zaproszeniach personalizowanych przed imieniem i nazwiskiem osoby zaproszonej powinien się znaleźć skrót „Sz. P.” lub ‘Szanowny/a Pan/i”,

- jeśli treść zaproszenia tego wymaga imię i nazwisko gościa należy odmienić przez odpowiedni przypadek, imiona i nazwiska obcokrajowców lepiej zostawić w formie podstawowej (nieodmienionej),

- podając miesiąc w dacie ceremonii nazwę miesiąca należy wpisać słownie. Poprawnie będzie napisać „27 lipca 2011 roku” lub ewentualnie „27 – go lipca 2011 roku”, niepoprawnie „27.07.11.”, w polskiej mowie odmieniamy także nazwę miesiąca poprawnie jest „27 lipca”, niepoprawnie „27 lipiec”

- lepiej zawrzeć numer roku, w końcu 27 lipca jest każdego roku, numer roku piszemy pełną liczbą, poprawnie napisany będzie „2011”, niepoprawnie „11”, przypominamy, że skrót wyrazu „roku” poprawnie pisany jest z kropką „r.”, niepoprawnie „r”,

- czasem sama nazwa urzędu lub kościoła, jako dana adresowa nie wystarczy (szczególnie, że mogą być w tym samym mieście miejsca o bardzo zbliżonej lub wręcz identycznej nazwie). Kłopot ze znalezieniem tego miejsca będą mieli także wszyscy gości spoza okolicy. Najlepiej podać nazwę miejsca, miasto i nazwę ulicy wraz z numerem np. kościół św. Anny w Poznaniu przy ul. Marszałkowskiej 10,

- poprawnie sformułowana treść RSVP powinna zawierać ostateczną datę odpowiedzi, adres korespondencyjny lub numer telefonu, na który należy skierować odpowiedź.

Ile zawiadomień/zaproszeń wydrukować?

Przed podjęciem decyzji o nakładzie Twoich zawiadomień/zaproszeń sporządź listę, kogo chcesz zaprosić. Możesz podzielić ta listę na gości zaproszonych tylko do kościoła – wtedy będziesz mieć nakład zawiadomień, drugą część gości na liście będą stanowili Ci, którzy mają być także na weselu – wtedy będziesz znać nakład zawiadomień z informacją o weselu/zaproszeń na wesele. Tutaj warto także pomyśleć, że niektórzy goście mogą zrezygnować z przybycia, więc warto zamówić kilka zawiadomień/zaproszeń na zapas, by doprosić następnych gości z listy rezerwowej. Proszę wziąć także pod uwagę, że czasem zawodzi poczta, błędnie można wpisać nazwisko gościa i trzeba wykorzystać kolejne zawiadomienie/zaproszenie. Niektórzy także zostawiają sobie swoje zawiadomienia/zaproszenia na pamiątkę. 

Naszym zdaniem należy zadbać o zapas zawiadomień/zaproszeń w wielkości 10-20% całego nakładu.

Wybór tekstu na zawiadomienie/zaproszenie ślubne:

Zawiadomienia/zaproszenia na ślub nadają ton całemu wydarzeniu, wywierają na gościach pierwsze wrażenie. Powinno one zatem być perfekcyjne. Zawiadomienie/zaproszenie nie tylko ogłasza, kiedy będzie ceremonia zaślubin, ale także opisuje jak formalne będzie to wydarzenie. Możesz w nim uwzględnić np. stroje, które będą obowiązywały czy nawet jaki należy przynieść prezent.

Wybierając tekst miej w pamięci, jaki bierzesz ślub. Forma zawiadomienia/zaproszenia musi być zbliżona do formy samej ceremonii. Jeśli bierzesz podniosły ślub np. w kościele forma treści powinna być także bardzo formalna i podniosła, jeśli bierzesz ślub nad morzem czy w otwartej przestrzeni i nie jest to patetyczne i eleganckie wydarzenie Twoje zaproszenia mogą być barwne i mniej formalne.

Kiedy zamawiać zawiadomienia/zaproszenia ślubne?

Zawiadomienia/zaproszenia na ślub najlepiej zamawiać na 3-4 miesiące przed terminem ślubu. Wtedy lista gości jest już dość dokładnie ustalona. W tym czasie wszystko zdąży się wydrukować, personalizować i zaadresować.

Kiedy wysyłać zawiadomienia/zaproszenia ślubne do gości?

Zawiadomienia/zaproszenia należy wysłać do potencjalnych gości na 6-8 tygodni przed ceremonią. Jeśli masz odrębne zawiadomienia od zaproszeń na wesele proponujemy odrębnie wysłać jak najprędzej zawiadomienia, by goście zarezerwowali dzień w kalendarzu a potem na 4-6 tygodni przed ceremonią rozsyłać zaproszenia na wesele. Warto wysyłać zaproszenie na wesele na 4-6 tygodni przed wydarzeniem, tak by goście potwierdzili RSVP, będzie jeszcze czas na „podmianę” gości na tych z listy rezerwowej jeśli ktoś zrezygnuje z przybycia.

Po co zamawiać papeterię ślubną?

Jest wiele miejsc gdzie możesz zamówić papeterie ślubną. Możesz wykonać ja sam, ale firmy realizujące papeterię mają szeroki dostęp do różnych form druków, doświadczenie w wyborze tekstów i papieru. Decydując się na zamówienie papeterii wybierz firmę, która budzi Twoje zaufanie i z którą czujesz się komfortowo. Firma taka powinna znać lub umieć poszukać wszystkie odpowiedzi na Twoje pytania.

Na jakim papierze przygotowuje się papeterię ślubną?

Tutaj wszystko zależy od Twoich upodobań. Niektóre papiery są gładkie, inne są bardziej porowate. Możesz wybrać spośród papierów kredowych – gładkich i śliskich w dotyku. Masz także do wyboru bogatą ofertę papierów ozdobnych z perforacją – prążki, efekt skóry, marszczenia. Dla tych, którzy lubią kolory także znajdzie się kilka wariantów. Dużo par wybiera papiery metalizowane. Decydując się na papiery ozdobne i kolorowe musisz być pewien, że drukarnia realizująca druk będzie miała park maszyny przystosowany do druku na takich papierach. Lepiej wydrukować papeterię na papierze dość sztywnym o gramaturze 250-300g, bo ona nadaje szyku, zrezygnuj z druku na bardzo cienkich papierach.

Czy papeteria ślubna musi być na papierze?

Nie. Jeśli chcesz by Twoja papeteria ślubna była jedyna w swoim rodzaju, odważnym i pomysłowym możemy powiedzieć, że można wykonać zaproszenia drewniane, plastikowe a nawet metalowe. Jednak przygotowanie ich we własnym zakresie raczej jest niemożliwe, tutaj na pewno przyda się pomoc wyspecjalizowanego grafika.

Jaki format powinna mieć papeteria ślubna?

Projektując papeterię ślubną trzeba wziąć pod uwagę kilka aspektów:

- papeteria ślubna nie powinna być za mała – powinna mieć taki rozmiar by każde pokolenie mogło odczytać zawarte na papeterii informacje

- zawiadomienia/zaproszenia zazwyczaj wysyła się pocztą, wobec tego trzeba opracować format tak, by poczta przyjęła przesyłkę/list i by koszty tej wysyłki nie były rujnujące budżet pary młodej

- jeśli papeteria jest wysyłana pocztą w większości przesyłek (za wyjątkiem kart pocztowych) list musi zawierać kopertę, standardowe koperty są możliwe do kupienia w kilku formatach, przy papeterii o niestandardowym formacie trzeba zrobić koperty na zamówienie, a wtedy koszty przygotowania papeterii także znacznie rosną.

Jak wybrać czcionkę dla papeterii ślubnej?

Wybieranie wzoru czcionki może być czasochłonne i wymaga zdecydowania. Czcionki dzielą się na szeryfowe (z daszkiem), sans (klasyczne, proste bez daszka) i skryptowe (pismo ręczne, czcionki ozdobne). Styl czcionki, który wybierzesz musi nie tylko podobać się Tobie, ale musi być czytelny do wielu osób, które otrzymają zaproszenie. Warto także sprawdzić czy czcionka ma polskie litery takie jak ę,ą,ł,ó. Dodatkowo czcionka powinna odzwierciedlać charakter całej papeterii, nawiązywać do form graficznych w niej zawartych. W zaproszeniach bardzo formalnych, prostych w swej formie proponujemy czcionki Sans, w zaproszeniach mniej formalnych i bardziej fantazyjnych czcionki skryptowe. Zazwyczaj w papeterii ślubnej stosuje się czcionki regularne, pogrubione czcionki wyglądają zbyt ciężko.

Jaki kolor powinny mieć teksty?

Formalne zaproszenia powinny mieć teksty w kolorze czarnym. W innych przypadkach można wykonać napisy w kolorze grafitowym, niektórzy decydują się na bordo lub granat. Jeśli nie do końca jesteś przekonany, żeby wszystkie napisy były czarne, możesz pozwolić sobie na podkreślenie np. Pary Młodej inną kolorystyką lub inną czcionką.